Aprenda a realizar a entrada de NF-e por XML. Entenda como importar e registrar notas fiscais eletrônicas em seu sistema, garantindo precisão e agilidade no processo de recebimento de mercadorias.

Assista o tutorial em vídeo

Ou acompanhe o passo-a-passo no artigo abaixo:

ENTRADA DE NFE POR XML

Antes de iniciar a entrada de nota é necessário que você já tenha feito o download do XML através da MANIFESTAÇÃO.
Caso ainda tenha dúvida CLIQUE AQUI e veja a aula sobre MANIFESTAÇÃO DO DESTINÁRIO.

1 – Acesse o módulo COMPRAS.

2 – Clique em NOVO.

3 – No menu superior selecione IMPORTAR NF-E.

4 – Na próxima tela será exibido todos os XMLs que você fez o download e ainda não foram lançados no sistema. Selecione o XML da nota que precisa dar entrada e clique em IMPORTAR.

TELA DE VINCULOS E CADASTROS

5 – Observe que logo abaixo do nome das colunas há entre [ ] (chaves) o valor XML ou ESTOQUE, isso irá lhe ajudar a diferenciar as informações que constam no XML da nota das informações que constam cadastradas em seu sistema. Ou seja, o que contém XML representa as informações que estão na nota e o que contém ESTOQUE representa o que tem no seu sistema.

PRODUTO NOVO

6 – Os produtos que estão em PRETO e sem informações nas colunas que contém [Estoque], significa que são produto que o sistema não conseguiu encontrar/relacionar a nenhum produto existente em seu estoque. Dessa forma, cabe a você identificar se é um produto NOVO ou um produto que já tem cadastro em seu sistema.

7 – Caso seja um produto NOVO, você pode alterar a descrição dele no campo DESCRIÇÃO [XML] clicando duas vezes sobre ele, caso necessário.

8 – Após isso clique no sinal de + (MAIS) e confirme que você deseja fazer um novo cadastro em seu sistema baseado nas informações que vieram no XML.

PRODUTO JÁ EXISTENTE NO SISTEMA

9 – Caso o cadastro do seu produto esteja em PRETO, mas você sabe que há um MESMO produto cadastrado no sistema, você pode clicar no ícone de LUPA para fazer uma busca no sistema.

10 – No canto superior esquerdo será exibido o item que você esta tentando localizar, dessa forma basta encontrar no seu sistema o produto que você deseja vincular e dar clique duplo sobre ele. Após isso o item ficará de outra cor, indicando que há um vinculo com outro produto existente em seu sistema.

11 – Esse vinculo irá te ajudar e não ter vários cadastros de um mesmo produto. Por exemplo:

Na nota veio um CABO HDMI, porém ele está em preto. Ou seja, não há nenhum vinculo com outro produto do seu sistema, o que te leva a pensar em fazer um novo cadastro.

Porém você já comprou esse CABO HDMI outras vezes e já tem ele cadastrado no sistema, dessa forma não faz sentido que tenha 2 cadastros de um mesmo produto.

Sendo assim, você localizará o cadastro do CABO HDMI que você já tem no sistema, clicando na LUPA e fazendo uma pesquisa/vínculo.
Ao fazer esse vinculo, toda a quantidade e valores de custo do CABO HDMI que veio na nota serão atualizados no cadastro do CABO HDMI que você já possuia no seu sistema. Isso fará com que haja apenas UM cadastro do CABO HDMI no sistema.

PRODUTO COM VINCULO INCORRETO

12 – O sistema irá vincular alguns produtos automaticamente caso ele consiga identificar, porém pode ser que você queira remover o vinculo ou até mesmo pode ocorrer de você fazer um vinculo incorreto e ser necessário desvincular o item.

Obs.: Produtos sem vinculo ficam na cor PRETA e produto com vÍnculo ficam com outras cores (depende do tipo de vínculo).

13 – Para desvincular o PRODUTO basta clicar em DESVINCULAR (último icone da linha de registro do produto).

14 – Após isso basta vincular ao produto correto ou até mesmo fazer um novo cadastro.

CADASTRANDO EM MASSA

15 – Após verificar os vinculos que foram feitos automaticamente e fazer os novos vinculos, além de alterar a DESCRIÇÃO dos produtos, caso necessário. Clique em CADASTRAR PRODUTOS SEM VINCULO, dessa forma, todos os produtos que estiverem sem nenhum vinculo (em preto) será feito um novo cadastro para cada um.

16 – Após fazer todos os cadastros, você pode clicar em CONCLUIR.

17 – Você pode utilizar a opção SALVAR caso precise parar a importação da nota e continuar em outro momento, devido a um imprevisto por exemplo. Para dar continuidade na nota depois, basta acessar o módulo COMPRA, abrir a nota dando clique duplo sobre ela e clicar em EDITAR.

TELA DE FINALIZAÇÃO DA NOTA

18 – Corrija as datas de ENTRADA e CHEGADA, caso necessário.

19 – Defina a NATUREZA DA OPERAÇÃO de acordo com o CFOP que você deve utilizar na nota. Clique em BUSCAR para visualizar melhor os CFOPS e DESCRIÇÕES.

Obs.: Caso tenha dúvida sobre qual a natureza de operação, será necessário confirmar com sua contabilidade.

20 – Uma opção para fazer a conversão de unidade dos produtos é definir o fator de CONVERSÃO. Por exemplo:

A – Você comprou uma caixa com 10 CABOS HDMI, porém você vende a unidade do CABO. Ou seja, ao invés de dar entrada na quantidade de 1 caixa, você precisa dar entrada em 10 unidades.

B – Para resolver esse problema você pode inserir o fator de conversão 10, dessa forma o sistema irá dividir o valor de custo do produto por 10, obtendo o valor unitário de cada CABO. Além disso, o sistema irá multiplicar a quantidade de 1 caixa por 10 e obtendo 10 unidades do produto.

C – Caso o produto já venha na mesma unidade que você vende, não é necessário mexer no fator de conversão, apenas deixe ele como 1.

Obs.: Sempre verifique qual o tipo de UNIDADE que o vendedor inseriu na nota e em qual tipo de UNIDADE você faz a venda, assim é possível verificar se tem ou não a necessidade de fazer alguma conversão. Caso seja um produto para uso e consumo ou algum item que não movimente seu estoque, não precisa se preocupar com fator de conversão.

21 – Outra alternativa para fazer a conversão de unidade dos produtos é utilizar o campo QTD COMERCIAL, nele é indicado a quantidade real que o sistema irá adicionar na quantidade que há no cadastro do produto, por exemplo:

A – Você comprou um pacote com 10 unidades, esse produto você vende por unidade porém na nota veio a quantidade de 1 pacote. Dessa forma, é necessário dar entrada em 10 unidades e não 1 pacote.

B – Você pode inserir o valor real da quantidade que precisa dar entrada no campo QTD COMERCIAL. Nesse caso você iria inserir 10, dessa forma, ao finalizar a nota seria adicionado 10 unidades ao cadastro do produto.

22 – Verifique o CFOP de cada produto que há na nota e faça as correções caso necessário. Para abrir a lista de CFOPs que estão cadastrados no seu sistema, clique duas vezes sobre o CFOP que esta no produto, apague o que tiver escrito e aperte a tecla ENTER do seu teclado, dessa forma será exibido a lista de CFOPs.

Obs.: Caso tenha dúvida sobre o CFOP que deve ser utilizado, será necessário que você verifique com a sua contabilidade.

Caso seja necessário cadastrar um novo CFOP, CLIQUE AQUI e veja nossa aula sobre CFOP.

23 – Clique no menu PAGAMENTO e verifique se a forma de pagamento está condizente com os boletos que foram emitidos.

24 – Clique duas vezes sobre a forma de pagamento que estiver definida para verificar como as parcelas estão configuradas. Faça os ajustes na QUANTIDADE, VALORES e DATAS DE VENCIMENTO das parcelas, caso necessário.

25 – Defina o plano de contas e clique em CONFIRMAR, na próxima tela também clique em CONFIRMAR. É necessário que você sempre faça essa verificação pois as parcelas que estiverem definidas em PAGAMENTO serão lançadas no seu CONTAS A PAGAR.

Obs.: Caso tenha dúvida sobre PLANO DE CONTAS, CLIQUE AQUI e confira a aula sobre PLANO DE CONTAS.

Caso tenha dúvida sobre CONTAS A PAGAR, CLIQUE AQUI e confira o módulo sobre CONTAS A PAGAR.

26 – Clique em CONCLUIR.

27 – Você pode utilizar a opção SALVAR caso precise parar a importação da nota e continuar em outro momento, devido a um imprevisto por exemplo. Para dar continuidade na nota depois, basta acessar o módulo COMPRA, abrir a nota dando clique duplo sobre ela e clicar em EDITAR.

PRECIFICAÇÃO

28 – Após CONCLUIR a nota clique em PRECIFICAÇÃO no menu superior.

29 – Você pode definir entre 3 margens de precificação:

A – % FIXO (porcentagem fixa) = Define uma porcentagem que será utilizada para calcular o preço de venda considerando o preço de custo do produto.

B- R$ FIXO (valor reais) = Define o valor em reais que será o preço de venda sem considerar o preço de custo do produto.

C – R$ FIXO + CUSTO (valor em reais mais o custo do produto) = Define o valor em reais que será o preço de venda considerando o preço de custo do produto.

30 – Após definir a margem, defina o VALOR em % ou R$ que será usado no cálculo.

31 – Selecione os produtos da nota que você quer aplicar a margem que você definiu. Você pode selecionar clicando no quadrado no inicio de cada registro ou clicar no primeiro quadrado da lista para selecionar todos os produtos que estiverem na lista.

32 – Clique em CALCULAR.

33 – Verifique o preço calculado na coluna NOVO PREÇO VENDA. Caso seja necessário ajustar o preço, basta clicar sobre ele e digitar o valor que precisa.

34 – Clique em APLICAR ALTERAÇÕES.

35 – Não é necessário abrir o CADASTRO DE TABELA DE PREÇOS, caso você trabalhe com preço único.